Styrk arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i din organisation

Introduktion

Arbejdet på landets festivaler og koncertsteder er til tider præget af højt tempo, varierende opgaver og store krav til koordinering særligt mellem medarbejdere og frivillige. Det gør det psykiske arbejdsmiljø til en vigtig faktor for både trivsel, kvalitet og bæredygtighed i organisationen. 

For at støtte dette arbejde har Dansk Live i samarbejde med Ingerfair og Better Worklife udviklet et inspirationskatalog med konkrete redskaber til at styrke arbejdskulturen og forebygge psykiske arbejdsmiljøudfordringer. Kataloget samler centrale metoder, øvelser og værktøjer, der gør det lettere at skabe tydelige arbejdsgange, bedre samarbejde og et mere robust arbejdsmiljø – også når ressourcerne er begrænsede.

Materialet indeholder blandt andet introduktion til psykisk arbejdsmiljø, gennemgang af praktiske metoder, dialogkort til møder og workshops samt faciliteringsguides til check-ins, arbejdsmiljødrøftelser, dialogisk APV og udarbejdelse af handleplaner.

Inspirationskataloget bygger på et projekt støttet af Velliv Foreningen, hvor elleve koncertsteder har bidraget med erfaringer og testet redskaberne i praksis. Resultatet er et lettilgængeligt og handlingsorienteret værktøj, der kan bruges direkte i planlægning, drift og udvikling af en sundere arbejdskultur. Målet er at give festivaler og koncertsteder et klart og brugbart afsæt til at arbejde systematisk med trivsel og skabe rammer, der gør det lettere for både medarbejdere og frivillige at lykkes.

To centrale grunde til at styrke det psykiske arbejdsmiljø

1. En stærk organisation

Et sundt arbejdsmiljø er grundlaget for medarbejdernes trivsel. Når medarbejdere trives, er de bedre til at hjælpe hinanden, arbejde effektivt, løse udfordringer, tænke nyt og har færre sygedage. Derudover har en organisation i trivsel lettere ved at fastholde og ansætte medarbejdere, hvilket giver ro, stabilitet og tryghed.
Arbejdsmiljø er et fælles ansvar. En leder og arbejdsgiver har et udvidet ansvar, men vi er alle hinandens arbejdsmiljø, og derfor har vi et ansvar for at indgå i dialoger, gøre vores bedste og møde hinanden værdigt.

2. Arbejdsmiljølovgivningen stiller krav

Alle arbejdspladser har et juridisk ansvar for at sikre arbejdsmiljøet – både det fysiske og det psykiske. Det er lovpligtigt, at medarbejdere ikke må blive syge af at gå på arbejde, og det er et krav at leve op til gældende lovgivning. Alle arbejdsgivere er forpligtede til at sikre et sundt psykosocialt arbejdsmiljø. Det betyder, at I skal forebygge og håndtere faktorer, der kan føre til psykisk belastning, stress eller dårligt arbejdsmiljø. Her kan I danne hurtigt overblik over, hvilke lovkrav I skal opfylde:

Metodefrihed inden for lovens rammer
Der er metodefrihed i, hvordan I gennemfører den årlige arbejdsmiljødrøftelse og jeres APV.
Hvis I fx er en lille festivalforening uden fast kontor eller et koncertsted med fem medarbejdere, passer en dialogisk APV muligvis bedre end en stor APV-spørgeundersøgelse. Overvej derfor, hvad der kan være gavnligt for jer.

Handleplan
Både den årlige arbejdsmiljødrøftelse og arbejdspladsvurderingen skal dokumenteres med en handleplan, som skal være tilgængelig for alle medarbejdere. Handleplanen skal indeholde det, I har snakket om samt vise, at I arbejder målrettet og systematisk videre med udvalgte indsatser.

Krav om akut handling
Lovkravene skal opfyldes med intervallerne som beskrevet ovenfor – eller hvis der er store ændringer i arbejdsmiljøforholdene. Dvs. hvis der er forhold i arbejdsmiljøet, som akut skal håndteres, kræver Arbejdstilsynet, at vi handler på det med det samme.

Du kan orientere dig i lovgivningen hos Arbejdstilsynet.

To gode modeller til at få et fælles sprog

Til at forstå og sætte ord på jeres arbejdsmiljø, findes der to grundlæggende modeller:

Model 1: Beskyttende og belastende faktorer

Når vi ser på det psykiske arbejdsmiljø, skelner vi helt grundlæggende mellem faktorer, der belaster os, og faktorer, der beskytter os. Det er vigtigt at kende de forskellige faktorer, fordi det giver jer et fælles sprog for at tale om, hvor I allerede er gode, og hvor I skal være opmærksomme.

Det handler om at skabe en holdbar balance mellem de beskyttende forhold og de belastende forhold, som illustreret i modellen. Vi kan ikke fjerne alt, der belaster os. Der vil være omstændigheder i arbejdsmiljøet, vi ikke kan undgå, som fx at der i perioder er et stort tidspres op mod festivalafholdelse. Her kan vi arbejde med at sikre, at der er mulighed for restitution både under og efter festivalen. Vi kan også forebygge unødigt pres eller konflikt ved at sikre, at alle har klarhed over roller, opgaver, beslutningsmandat eller lignende.

Læs mere om beskyttende og belastende faktorer her

Beskyttende faktorer

Balance mellem opgaver og ressourcer
Opleves bl.a., når:

• medarbejderne har den nødvendige tid til at løse opgaven til den aftalte tid og kvalitet
• medarbejderne har adgang til support og aflastning, fx hjælp fra kollegaer, vejledninger, udstyr mv.
• projekter og opgaver planlægges, så der bliver mest mulig forudsigelighed
• opgaver prioriteres løbende

Belastende faktorer

Stor arbejdsmængde og tidspres
Stor arbejdsmængde og tidspres handler om sammenhængen mellem ressourcer og den tid, der er til rådighed til at løse opgaverne. Tidspres behøver ikke i sig selv at være belastende, men kan også opleves som udviklende og motiverende. Tidspres kan dog have alvorlige konsekvenser, når:

• det foregår over længere perioder uden mulighed for restitution
• man samtidig oplever en lav grad af indflydelse på egne arbejdsbetingelser
• man samtidig oplever manglende støtte fra kollegaer og ledelse

Autonomi og indflydelse
Opleves bl.a., når:

• medarbejderne har en oplevelse af at have indflydelse på eget arbejdsmiljø og på, hvordan opgaverne skal løses
• der er klare rammer, som medarbejderne kan træffe beslutninger indenfor

Uklare eller modstridende krav og forventninger

• Uklare krav i fx arbejdsopgaver, ansvarsområder, arbejdsgange, roller eller opgaver der ændrer sig hyppigt.
• Når krav og forventninger til løsningen af opgaverne er komplekse.
• Modstridende eller uforenelige leverancekrav
• Mangel på sammenhæng mellem ressourcer og forventninger til kvalitet

Mening i arbejdet
Opleves bl.a., når:

• medarbejderne oplever at løsningen af opgaver bidrager til det overordnede formål for koncertstedet eller festivalen
• medarbejderne oplever overensstemmelse mellem koncertstedet eller festivalens værdier og de værdier, der gælder i medarbejdernes arbejdsmiljø

Høje følelsesmæssige krav
Høje følelsesmæssige krav i arbejdet handler om, at man som medarbejder skal kunne sætte sig ind i og rumme eller håndtere andre menneskers tænkning, følelser eller adfærd, samtidig med, at man håndterer og skjuler egne tanker eller følelser og tilpasser sin kommunikation til de mennesker, man arbejder med. Det kan fx være:

• Når man skal håndtere uenigheder eller konflikter med eller mellem kollegaer eller frivillige

Kompetencer til at udføre arbejdet
Opleves bl.a., når:

• medarbejderne oplever at have faglige og relationelle erfaringer, evner og viden
• der er en tydelighed i ‘den rette måde at løse opgaven på’
• medarbejdere har adgang til udviklingsmuligheder i opgaverne

Krænkende handlinger
Krænkende handlinger handler om krænkelser, der sker internt i organisationen, fx mellem ansatte, frivillige og bestyrelse. Det kan bl.a. være:

• Mobning, seksuel chikane eller anden nedværdigende adfærd, som medarbejdere eller ledere udsættes for i arbejdet
• Nedværdigende adfærd kan fx også være usaglig fratagelse af ansvar eller opgaver, tilbageholdelse af nødvendig information for at kunne løse opgaver eller devaluerende udsagn om alder, køn eller etnicitet

Organisatorisk, faglig og social støtte
Handler bl.a. om:

• Fleksible arbejdstider, så der er mulighed for restitution
• Tydelighed og stringens i beslutninger
• Teamstruktur og organisering af samarbejdet
• Psykologisk tryghed, fx ved at turde afprøve, fejle eller stille spørgsmåltegn ved noget, vel vidende at det ikke fører til dårlig stemning eller skældud
• Kurser og udviklingsmuligheder

Vold og trusler
Vold og trusler om vold handler om at personer uden for organisationen, dvs. ikke ansatte eller arbejdsgiver i organisationen, udøver vold mod ansatte eller arbejdsgiver. Det kan fx være koncertgængere, samarbejdspartnere eller lignende. Ved vold forstås:

• fysisk vold i form af angreb på kroppen
• psykisk vold i form af trusler og anden krænkende adfærd herunder chikane

Model 2: Kontrolcirklen – hvad kan I ændre?

Kontrolcirklen er en hjælp til at holde et konstruktivt fokus i jeres snakke om arbejdsmiljø. Den kan være med til at tegne et billede af jeres ”arbejdslandskab” og gøre det tydeligere, hvor I bruger jeres ressourcer bedst.

Når vi bliver mere konkrete, hjælper det os med at være løsningsorienterede. På den måde kan modellen bruges til at styre uden om lange diskussioner om ting, vi alligevel ikke kan lave om på. Det er let at ende der i samtalen, men det løser sjældent vores udfordringer. I stedet bliver det en barriere for at tage fat på det, vi faktisk kan ændre. 

Hvad der ligger i de enkelte cirkler kan variere fra koncertsted til koncertsted og fra festival til festival. Der findes ikke et facit for, hvad der er et vilkår for den enkelte. Det vigtige er, at vi forholder os til vores vilkår og undersøger, hvad der ligger bag dem, og om det vi oplever som vilkår, faktisk er vilkår.

Vilkår: Vilkår er det, vi ikke kan ændre på. Det kan være vejrforhold, kortvarige og usikre finansieringskilder, lovgivninger, samarbejde med myndigheder, afhængighed af frivillig arbejdskraft eller projektstøtte.

Indflydelse: Her ser vi nærmere på, om der er nuancer i vores vilkår, hvor vi kan påvirke noget til det bedre, selvom vi ikke kan ændre det helt. Måske kan vi arbejde proaktivt med en god relation til myndigheder eller tage del i at påvirke politiske beslutninger til vores fordel. Kan vi søge om lange, større projekter, så vi behøver færre små projekter og sparer tid og usikkerhed?

Kontrol: Kontrol er det, vi kan ændre. Kan vi lette processer, planlægge bedre, tjekke ind eller støtte hinanden bedre, uddelegere opgaver, holde jævnlige arbejdsmøder, justere i vores strategi eller justere i vores leverancer?

Eksempler:

• Travlhed: Måske kommer vi til at tale om højt arbejdspres som et vilkår for vores branche eller arbejdsplads, men det er vigtigt at se nærmere på, hvorfor der opstår et højt arbejdspres. På den måde kan vi lettere flytte samtalen hen mod det, vi har indflydelse på eller kontrol over. Vi kan fx spørge os selv: 

- Hvorfor har vi travlt? 
- Hvilke ting dikterer andre, og hvilke ting dikterer vi selv?
 – Er alt det vi laver lige vigtigt, eller kan vi med fordel nedprioritere noget, som frigiver mere tid og overskud til at skabe mere kvalitet andre steder?
 
- Kan vi tydeliggøre ansvar og beføjelser under afvikling, så personale ikke bliver ringet op uden for arbejdstid?

  
• Frivillige: På mange koncertsteder og festivaler er det et vilkår at samarbejde med frivillige. Her kan det være vigtigt at snakke om, hvor og hvornår det skaber værdi at inddrage frivillige, og hvordan vi skaber de bedste rammer for et godt samarbejde både for lønnede medarbejdere og frivillige.

Modellen kan bruges på alle niveauer af jeres arbejde uanset om der er tale om et personalemøde, en arbejdsdag, til jeres arbejdsmiljødrøftelser, eller når store udfordringer opstår. Hav modellen i baghovedet eller tegn den på et papir og skriv ned, hvad der ligger på jeres forskellige niveauer.

Kom i gang med arbejdet

Nedenfor har vi samlet alt det, I skal bruge for at komme igang med jeres arbejde. Her finder I tre forskellige guides til facilitering, dialogkort med temaer, I med fordel kan tale om og skabeloner til handleplaner, så I kan dokumentere og planlægge jeres videre arbejde. Alt sammen så I kan fokusere mindst muligt på form og praktik og mere på jeres snakke. Nederst på siden kan I hente alt materialet.

1. Dialogkort

For at styrke det vores arbejdsmiljø, skal vi kunne tale om det. Derfor har vi udviklet dialogkort, der giver inspiration til samtaler, der kan understøtte det gode samarbejde og psykiske arbejdsmiljø. De indeholder forskellige temaer og er en hjælp til at afdække jeres forskellige oplevelser af, hvor der er udfordringer i jeres arbejdsmiljø samt hvor de udfordringer opstår, så I sammen kan aftale hvilke tiltag, der er relevante hos jer.

Kortene er udviklet, så I kan bruge dem på forskellige måder:

• Personalemøder: Brug kortene til løbende check-in samtaler. Det er vigtigt at afsætte tiden til de gode dialoger, før udfordringerne bliver for store.
• Årlig arbejdsmiljødrøftelse: Brug kortene til at gøre det lettere at facilitere dialogen, følger op på sidste års målsætninger for arbejdsmiljøarbejdet eller til at fastsætte nye mål/fortsætte fokus for det kommende år.
• APV: Brug kortene som et redskab til lettere at facilitere en dialogisk APV, hvor I kortlægger risikofaktorer og beskyttende faktorer i jeres arbejdsmiljø.

2. Faciliteringsguides

Hver guide indeholder en beskrivelse af, hvad I skal forberede inden mødet, hvordan I tidsstyrer og faciliterer mødet fra start til slut og dokumenterer jeres arbejde i handleplanen. De er bygget op om dialogkortene, men det står jer frit for at tilpasse både fremgangsmetode og temaer efter jeres behov.

3. Handleplan

Det er lovpligtigt, at vi arbejder systematisk med arbejdsmiljø, og systematik er det sikkerhedsnet, der hjælper os til at afsætte tid til at tale om vores arbejdsmiljø og foregribe udfordringer, før de vokser sig store og komplekse.

Derfor er handleplanen et centralt og godt redskab for vores organisation. Den kan se ud på mange forskellige måder, men formålet med den er, at vi:

1. dokumenterer vores arbejdsmiljødrøftelse og arbejdspladsvurdering, fx i form af et referat med målsætninger og beslutninger i en handleplan.
2. planlægger og holder kontinuitet i vores arbejde.

Det er ikke vigtigt, at den indeholder mange indsatser, men den skal indeholde dem, der er vigtige for os at arbejde med. Det anbefales, at man som organisation integrerer sin konkrete handleplan med arbejdspladsvurderingen (APV) og den årlige arbejdsmiljødrøftelse, så de gensidigt understøtter hinanden og skaber en rød tråd i arbejdsmiljøindsatsen.